Offenlegung unserer Risikoanalyse zur Durchführung des Elektronischen Rechnungstages sowie der Seminare

Wir möchten Ihnen in diesem Beitrag unsere interne Diskussion über die situationsbedingten Maßnahmen, die wir für die Durchführung des Elektronischen Rechnungstages sowie der Seminare zu den elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung anlässlich des Corona Virus vorbereiten müssen, offenlegen. Als Grundlage unserer Überlegungen dienen uns dabei auch die Fragestellungen und Handlungsempfehlungen des Robert-Koch-Instituts zur Vermeidung der Virus-Übertragung bei Veranstaltungen.

Wie schon andere Veranstalter, haben auch wir die Fragen vom RKI für uns durchgearbeitet:

1. Zusammensetzung der Teilnehmer

  • Wie groß ist die Anzahl von Menschen, die zusammenkommt und in welcher Dichte?
    • Beim ERT erwarten wir nach aktuellem Teilnehmerstand rund 200 Teilnehmer. Wir gehen zum Stand der jetzigen Informationslage von einer gewissen No-Show-Rate aus, so dass wir 90 Personen vor Ort erwarten dürfen. Die Räumlichkeiten sind für 200 Teilnehmer geplant, so dass wir bei der finalen Teilnehmerzahl ausreichend Abstände bei der Bestuhlung vornehmen können und somit keinesfalls eine kritische Dichte von Personenansammelungen haben werden.
    • Bei den Seminaren zu den elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung erwarten wir nach aktuellem Teilnehmerstand jeweils rund 10 Teilnehmer. 
  • Nehmen Menschen aus Regionen mit gehäuftem Auftreten von COVID-19-Fällen teil?
    • Nach aktuellem Stand nehmen Personen aus Regionen mit Reisewarnungen nicht teil. Sowohl die Referenten als auch Teilnehmer kommen aus Deutschland. Zum jetzigen Zeitpunkt (05.03.) ist Deutschland kein Risikogebiet.
  • Nehmen Menschen aus anderen bekannten Risikogebieten teil?
    • Nein.  Wir haben keine Teilnehmer aus den bekannten Hochrisiko-Gebieten und werden bei Registrierungen dies jeweils prüfen.
  • Nehmen Menschen mit akuten respiratorischen Symptomen teil?
    • Wir weisen im Rahmen unserer Teilnehmerinformation zum Event darauf hin, dass Personen mit offenkundigen Erkältungserkrankungen über ihre Teilnahme eigenverantwortlich und mit Bedacht entscheiden müssen.
    • Auch wir gehen davon aus, dass sich die Teilnehmer aufgrund der aktuellen Informationslage bei ihrer Entscheidung eher übervorsichtig verhalten werden. Hieraus leiten wir die für uns hohe „No-Show-Rate“ von 10-20% ab.
  • Nehmen ältere Menschen bzw. Menschen mit Grunderkrankungen teil?
    • Wir haben keine Daten über das Alter unser Teilnehmer – schätzen aber auch aus den Erfahrungen der Vorjahre den Durchschnitt der Verantwortlichen zum Thema Elektronischer Rechnungstag bei 40 Jahren plus/minus 10 Jahre. Wir erwarten kein Teilnehmer aus den bekannten Altersrisikogruppen.
    • Wir denken nicht, dass Menschen mit Grunderkrankungen teilnehmen werden.

2. Art der Veranstaltung

  • Hohe Anzahl und Intensität der Kontaktmöglichkeiten?
    • Wie bei anderen Fachveranstaltungen auch – kommen die Teilnehmer des ERT zur Veranstaltung, um die Projekterfahrungen und Empfehlungen der Referenten zu „konsumieren“ und sich in den Event-Pausen sowie im Rahmen der interaktiven Formate auszutauschen und miteinander zu reden. Als Veranstalter werden wir einen für die Situation passenden Verhaltenskodex im Vorfeld und auf der Veranstaltung kommunizieren sowie mit hygienischen Maßnahmen wie z.B. Spots für Handhygiene unterstützen.
  • Enge Interaktion zwischen den Teilnehmenden (z.B. Tanzen)?
    • Der Elektronische Rechnungstag ist ein Business-Event und keine Tanzveranstaltung.
  • Dauer der Veranstaltungen?
    • Die klassische Dauer der Vortragssession beläuft sich auf eine Stunde.
  • Registrierung der Teilnehmenden
    • Jeder Teilnehmer des ERT ist namentlich bekannt. Es gibt keine freie Öffentlichkeit.

3. Ort der Veranstaltung und Durchführung

  • Sind bereits Infektionen in der Region der Veranstaltung aufgetreten?
    • Der Ort der Veranstaltung ist das ABC Business Center in Berlin sowie das ecos office center in München. Es sind bereits Infektionen in Berlin und auch in München bekannt. (Stand 05.03.) München und Berlin sind jedoch aktuell kein Hotspot für Corona-Infektionen. (Stand 05.03.)
    • Mit den Veranstaltungslocations werden aktuell keine Verdachtsfälle in Verbindung gebracht. (Stand 05.03.)
    • Die Orte der Seminare sind Bonn, Frankfurt, München, Berlin und Hamburg. Es sind bereits Infektionen in Nordrhein-Westfalen, Brandenburg, München, Berlin und Hamburg bekannt. Jedoch sind dies keine Hotspots für Corona-Infektionen. (Stand 05.03.)
  • Gegebenheiten der Örtlichkeit: Indoor-Veranstaltungen, begrenzte Räumlichkeiten, schlechte Belüftung der Räume ?
    • Der Elektronische Rechnungstag als auch die Seminare sind Indoor-Events. Vor dem Hintergrund der Größe der Räumlichkeiten und der tatsächlichen Anzahl der Teilnehmer sehen wir keine kritische Situation im Hinblick auf die Belüftungssituation. Wir werden aber mit dem Hotel Vorkehrungen für eine ausreichende Belüftung der Räumlichkeiten treffen.
  • Möglichkeiten/ Angebote zur ausreichenden Desinfektion von Teilnehmern?
    • Wir werden im Networking-Bereich spezielle Handhygiene-Spots einrichten. Darüber hinaus werden wir einen Verhaltenskodex für eine gesteigerte Hygienefrequenz durch Händewaschen kommunizieren.
  • Bereitschaft des Veranstalters zur Kooperation und Umsetzung von Maßnahmen.
    • Wir nutzen alle Möglichkeiten und Vorkehrungen für eine reibungslose und gefährdungsminimierende Durchführung des Elektronischen Rechnungstages sowie der Seminare ÖV vorzubereiten und durchzuführen – über jegliche Tipps und Empfehlungen sind wir sehr dankbar.
    • Wir stehen mit dem Gesundheitsamt und den Hotels im Austausch über etwaige notwendige und gebotene Maßnahmen.

Vor dem Hintergrund der vorliegenden Risikoanalyse bewerten wir das Risiko der Ansteckungsgefahr im Rahmen des Elektronischen Rechnungstages sowie der Seminare zu den elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung als durchaus existent, aber nicht ausreichend für eine Absage des Events! Damit halten wir weitere daran fest – der Elektronische Rechnungstag als auch die Seminare finden statt! (Stand 05.03.)

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